Spisový a skartační řád …………. (název a adresa školy)

Obsah
1. Úvodní ustanovení
2. Příjem dokumentů
3. Evidence dokumentů
4. Vyřizování dokumentů
5. Podepisování dokumentů a užití razítek
6. Odesílání dokumentů
7. Ukládání dokumentů
8. Vyřazování dokumentů
9. Závěrečná ustanovení

 

Čl. 1
Úvodní ustanovení

1. Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v souladu s vyhláškou č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby.
2. Má platnost pro základní (zvláštní, pomocnou) školu …název……….(dále již pouze ZŠ, ZVŠ, PŠ) a je závazný pro všechny jeho zaměstnance.
3. Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti ZŠ, popřípadě z činnosti jejího právního předchůdce, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení a to včetně kontroly těchto činností.
4. Za dokument se považuje každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který je do ZŠ doručován nebo vzniká z její činnosti.
5. Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky.
6. Základní pojmy:
– spisovna je vyčleněný prostor, kam se ukládají vyřízené dokumenty ZŠ do doby uplynutí jejich skartačních lhůt
– skartační lhůta je doba, po kterou jsou dokumenty uloženy ve spisovně
– spisový znak je znak, vyjadřující věcné zařazení dokumentu
– skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu v Pardubicích. Skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“.
– skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami.
– skartační řízení je proces, při němž se z vyřazených písemností oddělují archiválie od písemností bezcenných

 
Čl. 2
Příjem dokumentů

1. Dokumenty doručené do ZŠ přijímá na sekretariátě (zde uvést funkci pověřeného pracovníka např. hospodářka, sekretářka, ředitel – podle skutečného stavu) ……. .., která za stav spisové služby odpovídá.
2. Pověřená osoba (uvést funkci) zkontroluje, zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna doručená podání v den, kdy byla doručena do ZŠ, opatří otiskem podacího razítka. Po zaevidování je předá k vyřízení; v případě dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. Pokud je dokument doručen v digitální podobě, opatří jej identifikátorem elektronické podatelny a předá k vyřízení.
3. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance, předá se mu neotevřený. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta, postupuje se obdobně.
4. Podací razítko obsahuje vždy: název ZŠ, datum doručení, číslo jednací, počet listů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost.
5. Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené posledním dvojčíslím běžného kalendářního roku nebo celým rokem a lze ho doplnit o spisovou značku zaměstnance. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem.
6. Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty:
a) došlé:
– knihy, noviny, časopisy, sbírky zákonů, věstníky, normy, reklamní a nabídkové tiskoviny, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání),
b) vlastní:
– koncepty, pomocné a interní dokumenty,
– neschopenky, dovolenky, propustky a jiné dokumenty týkající se přítomnosti zaměstnanců,
– dokumenty, u nichž je vedena samostatná evidence (viz čl. 3 odst. 10).
7. Obálka se u spisu ponechává:
– není-li na samotném dokumentu datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem pošty na obálce
– není-li dokument podepsán (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele)
– má-li datum podání zásilky na poště právní význam (např. posouzení dodržení lhůty)
– u dokumentů doručených a dokumentů zasílaných na doručenku
– je-li adresa odesílatele pouze na obálce
– u stížností

 

Čl. 3
Evidence dokumentů

1. Pro veškerou agendu ZŠ je veden jeden podací deník, který je v záhlaví označen názvem ZŠ.
2. Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo vznikly. Pokud se při zapisování do podacího deníku používají zkratky, je jejich seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku.
3. Dokumenty se zapisují do podacího deníku, který obsahuje údaje:
– pořadové číslo dokumentu
– datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně
– identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti, zapíše se jako „vlastní“,
– číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh,
– stručný obsah dokumentu,
– kdo dokument vyřizuje
– adresát a způsob vyřízení,
– den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh
– spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu
4. Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31. prosince. Zbývající prázdné řádky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a označí slovy „Ukončeno dne 31. prosince číslem jednacím…“ a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby
5. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamená v kolonce „Uloženo“ číslo jednací nového dokumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje. Pokud je podací deník veden v digitální podobě, spojování dokumentů se provádí podle zásad pro tvorbu spisu.
6. Zápisy do podacího deníku, pokud jsou vedeny v listinné podobě, se provádí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě. V případě potřeby se nahradí správným zápisem. Oprava se opatří datem a podpisem toho, kdo ji provedl.
7. Jestliže k jedné věci bude doručen nebo vytvořen větší počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu, který obsahuje údaje jako podací deník a vede se k jednacímu číslu prvního dokumentu, který je v něm evidován. Ostatní evidované dokumenty mají číslo jednací totožné, pro odlišení doplněné pořadovým číslem dokumentu ze sběrného archu. Sběrný arch se stává součástí spisu, jehož dokumenty jsou v tomto sběrném archu evidovány. V kolonce „Vyřízeno“ se do podacího deníku zapíše „Sběrný arch“.
8. ZŠ vede samostatnou evidenci dokumentů, na které se vztahují zvláštní právní předpisy, např. evidenci faktur, evidenci správních rozhodnutí, stížností, apod.

 

Čl. 4
Vyřizování dokumentů

1. Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení zpracovateli a ten potvrdí podpisem jeho převzetí v podacím deníku.
2. Jestliže se zjistí, že ZŠ není příslušná k vyřízení dokumentu, postoupí jej příslušnému místu a odesílatele o tom vyrozumí.
3. Spis se musí vyřídit nebo zpracovat věcně, srozumitelně a bez průtahů. Za vyřízení spisu zodpovídá zpracovatel. Vyřídí-li se dokument jinak než v listinné formě (např. telefonicky, osobním jednáním), učiní se o tom na dokumentu i v podacím deníku záznam.
4. Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku v něm zaznamená, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení. U dokumentu, který byl vyřízen spolu s jiným dokumentem, se tato skutečnost uvede v kolonce „Vyřízeno“ podacího deníku.
5. Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných dokumentů se vyznačí v podacím deníku.
6. Součástí vyřízeného spisu je vždy písemné vyhotovení vyřízeného dokumentu nebo jeho stejnopis označený datem předání k odeslání. Dokument v digitální podobě musí být převeden do analogové formy odpovídající době jeho vyřízení a opatřen náležitostmi originálu.
7. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu, který tvoří přílohu č. 1.

 
ČI. 5
Podepisování dokumentů a užívání razítek

1. Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený vnitřními předpisy ZŠ. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka.
2. ZŠ vede evidenci razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance.
3. Razítko se vyřazuje z evidence v případech: ztráty jeho platnosti, jeho ztráty nebo jeho opotřebování. Je součástí skartačního řízení.
4. Ztrátu úředního razítka ZŠ bezodkladně oznámí……….nevím, asi svému zřizovateli. V oznámení uvede přesný opis textu z otisku razítka a datum, od kdy se razítko postrádá.

 

Čl. 6
Odesílání dokumentů
1. Odesílání dokumentu zajišťuje ZŠ prostřednictvím pověřené osoby. Písemnosti jsou odesílány podle jejich závažnosti obyčejnou poštou, doporučeně, na doručenku nebo do vlastních rukou, telefaxem, osobně nebo kurýrem.
2. Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení připojí k příslušnému spisu.
Čl. 7
Ukládání dokumentů

1. Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty ZŠ jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy na místě vyhrazeném k uložení dokumentů (dále jen „spisovna“).
2. Dokumenty se ukládají do spisovny zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle.
3. Ve spisovně se ukládají písemnosti podle věcných hledisek v označených pořadačích či balících. Na štítku se uvede název ZŠ, název písemnosti, časový rozsah, skartační znak s lhůtou. Před předáváním písemností je třeba vytřídit multiplikáty, koncepty, kopie.
4. Zaměstnanec pověřený vedením spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný a uloží ho. O uložených dokumentech vede evidenci buď formou předávacích protokolů nebo v archivní knize. Ve spisovně se dokument ukládá věcně podle spisového plánu ZŠ.
5. O zapůjčených dokumentech vede spisovna knihu zápůjček (sešit). Do ní pověřený pracovník zaznamená vždy datum zápůjčky, číslo jednací dokumentu, obsah a jméno a příjmení příslušného zaměstnance, který zapůjčení potvrdí svým podpisem.
6. Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena.
7. Kroniky a ostatní významné dokumenty se ukládají tak, aby byly maximálně zabezpečeny před poškozením nebo zničením.

 

Čl. 8
Vyřazování dokumentů

1. Vyřazování dokumentů se provádí skartačním řízením, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost ZŠ a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evidence z důvodu ztráty platnosti nebo opotřebení.
2. Skartační řízení se provede na základě skartačního návrhu. Při malém nárůstu písemností během jednoho roku může být skartační řízení provedeno za delší období, nesmí však přesáhnout dobu 5 let. Skartační návrh zašle ZŠ Státnímu okresnímu archivu v Pardubicích (dále již SOkA Pardubice) k posouzení a k výběru archiválií, a to v listinné podobě ve dvojím vyhotovení. K provedení skartačního řízení sestaví skartační komisi, jejímž členem je vždy pracovník zodpovědný za spisovnu.
3. Skartační návrh obsahuje: označení původce dokumentů, které jsou navrženy ke skartačnímu řízení, seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení, dobu jejich vzniku, jejich množství a návrh termínu provedení skartačního řízení.
4. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem „A“, zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“.
5. Na základě skartačního návrhu provede archivář ze SOkA Pardubice na škole odbornou archivní dohlídku, při níž posoudí dokumenty a uloží skartační komisi sepsat upravený seznam archiválií a dokumentů vytříděných ke skartaci. Seznam bude přiložen ke skartačnímu protokolu, který obsahuje i souhlas se zničením vyřazených dokumentů skupiny „S“.
6. Po obdržení souhlasu se zničením dokumentů označených skartačním znakem „S“ zabezpečí ZŠ jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Bez souhlasu příslušného archivu nesmějí být dokumenty zničeny.
7. Dokumenty vybrané jako archiválie předá ZŠ v dohodnutém termínu do SOkA Pardubice.

 

Čl. 9
Závěrečná ustanovení
1) Tento spisový a skartační řád ruší spisový a skartační řád z roku …..

2) Tento spisový řád nabývá účinnosti dnem ….. 200….

 
kulaté razítko ……………..
ředitel(ka) ZŠ

 

 

Seznam příloh:

1. Spisový a skartační plán
2. Vzor skartačního návrhu
3. jestli cítíte potřebu tam něco dát –např. vzor nějakého tiskopisu.
Příloha č. 1
Spisový a skartační plán

lze si ukládací znaky rozšířit, upravit podle vlastního typu agendy. V principu jde spisový znak rozšiřovat nebo více rozčleňovat.

Spisový znak Název dokumentu Skartační znak a lhůta
Všeobecné věci a organizace
101 Statut, zřizovací listina, rozhodnutí o zařazení do sítě škol A 10
102 Dekrety jmenovací, odvolací (ředitele) A 10
103 Agenda ředitele (zastupování, podpisové oprávnění, apod.) A 10
104 Dekrety o zřízení, sloučení, delimitaci a rušení ZŠ A 10
105 Organizační struktura ZŠ A 5
106 Interní směrnice a řády (mzdový, organizační, provozní atd. A 5
107 Smlouvy
107.1 – kolektivní A 10
107.2 – majetkoprávní A 10
107.3 – hospodářské, o pronájmu S 5
107.4 – o provedení práce a pracovní činnosti, o vedlejším poměru S 5
107.5 – pojistné (pouze ukázky – A 5) S 5 nebo S 10
108 Jednání se zřizovatelem A 10
109 Kontrolní činnost nadřízených orgánů A 5
Zápisy z porad
110.1 – zápisy z pedagogických porad A 10
110.2 – zápisy z pedagogických a uměleckých rad A 5
110.3 – zápisy komisí odborných předmětů A 5
110.4 – zápisy z konferencí A 10
Výroční zprávy A 10
111 Statistika a výkaznictví
111.1 – roční, souhrnné zprávy, přehledy, hodnocení A 5
111.2 – ostatní a podklady S 5
112 Kroniky a časopisy ZŠ, dokumentace ke kronice A 10 *1
113 Čestné názvy ZŠ, významná blahopřání A 10
114 Záznam o školním úraze
114.1 – smrtelný a těžký A 10
114.2 – ostatní, kniha úrazů S 5
115 Hmotná odpovědnost (po ztrátě platnosti) S 1
116 Podací deníky A 5 *1
117 Sešity klíčů, razítek S 10
118 Sešity objednávek S 5
119 Seznamy členů vedení A 10
120 BOZP
120.1 – výkazy o stavu bezpečnosti a hygieny A 10
120.2 – bezpečnostní prověrky, protokoly S 5
120.3 – seznamy pomůcek S 3
121 Cesty (zprávy) služební S 5
122 Cesty studijní, zájezdy V 10
123 Stížnosti žáků, rodičů, učitelů V 10
124 Duplikáty vysvědčení, vysvědčení nevyzvednutá S 5
125 Družba škol (družební vztahy, akce, besedy) V 5

Majetek základní školy
201 Evidence majetku školy A 10 *2
202 Hospodaření a správa majetku
202.1 – převody majetku, kupní a darovací smlouvy A 10
202.2 – investice (nezakládá-li se do dokumentace stavby) A 10
202.3 – veřejná soutěž, smlouvy o dílo V 10
202.4 – drobné opravy a údržba S 5
203 Inventarizace majetku
203.1 – mimořádná ke dni vzniku, zániku, reorganizaci A 10
203.2 – inventární soupisy, karty S 5

Personální práce
301 Pracovní smlouvy, odměňování S 5
302 Finanční náhrady S 10
303 Osobní spisy S 45
303.1 – odchod do důchodu (je-li založeno samostatně) S 5
304 Mzdové listy nebo výplatní listiny nahrazující mzdové listy S 30
305 Dohody o provedení práce a pracovní činnosti S 10
306 Kolektivní smlouvy A 5
307 Kniha docházky S 3

Finance
401 Rozpočty
401.1 – roční včetně rozborů A 10
401.2 – ostatní, podklady S 5
402 Účetnictví
402.1 – roční účetní výkazy, rozbory, rozvahy (delimitační?) A 10
402.2 – ostatní účetní doklady, měsíční, podklady S 5 nebo S 10
402.3 – výplatní listiny S 5
403 Dotace S 5

Pedagogický úsek
501 Třídní kniha S 10
502 Třídní výkazy A 45
503 Výpis z třídního výkazu S 3
504 Výkaz a třídní kniha zdravotní tělesné výchovy S 10
505.1 Katalogový list žáka pro 1. stupeň ZŠ S 45
505.2 Katalogový list žáka pro 2. stupeň ZŠ A 45
506 Záznamy o práci v nepovinném předmětu, zájmovém útvaru S 10
507 Protokol o komisionální zkoušce pro ZŠ S 5
508 Přehled výchovně vzdělávací práce ŠD, ŠK S 5
509 Péče o těžce postižené děti V 5
510 Rozvrh hodin S 1
511 Hygienická služba, ozdravovny, lékařské prohlídky S 5
508 Školy v přírodě (podklady, seznamy dětí, vyúčtování) S 5
509 Seznamy dětí V 5
510 Odborné testy pedagogicko psychologické poradny (ukázky) A 10
511 lze rozšiřovat podle vlastní potřeby

Stravování
601 Denní výpis z výdejek S 3
602 Evidenční listy obalů S 5
603 Jídelní lístky S 1
604 Kniha zbytků S 3
605 Inventurní soupis D4T 57 nebo D4T 51 S 10
606 Inspekční záznam S 3
607 Peněžní deník, pokladní kniha S 5
608 Přihlášky ke stravování, poukázky ke stravování (nepoužité) S 3
609 Skladní karta zásob S 5
610 Stravenky použité S 1
611 Výdejky potravin včetně kopií uložených v kuchyni S 5
612 Vyhodnocení mank S 10
613 Zápis o vadách zjištěných při přejímce materiálu S 1
614 Výdejky ke skladovým kartám S 3

Poznámky:
* 1 – po uzavření svazku
* 2 – po změně vlastníka

 

Příloha č. 2
Vzor skartačního návrhu:

Státní okresní archiv
……………………
……………………

č.j. ……….. Vyřizuje: …………./telefon Místo, datum
Věc: Skartační návrh

Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změnách některých zákonů, podle vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a v souladu s vnitropodnikovou směrnicí č. …. (spisový a skartační řád), předkládáme skartační návrh na vyřazení dokumentů a žádáme o odborné posouzení.
Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty školy z let ….………. s uplynulými skartačními lhůtami, které již nejsou potřebné pro další činnost. U písemností skupiny „V“ byl proveden předběžný výběr. Písemnosti jsou uloženy ve spisovně školy (adresa).
Jméno, příjmení, funkce
Příloha č. 1
Dokumenty skupiny A a dokumenty skupiny V, které byly přeřazeny do A

Pořadové Ukládací Druh Období Skartační Množství
číslo znak dokumentu vzniku znak a lhůta (počet krabic,
dokumentu balíků, svazků apod.)

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

Příloha č. 2
Dokumenty skupiny S a dokumenty skupiny V, které byly přeřazeny do S

Pořadové Ukládací Druh Období Skartační Množství
číslo znak dokumentu vzniku znak a lhůta (počet krabic,
dokumentu balíků, svazků apod.)

¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦